La mobilité des salariés est un enjeu majeur, dans un souci d’amélioration de la qualité de vie au travail mais aussi de protection de l’environnement et de réduction des émissions de gaz à effet de serre.

Dans ce contexte, force est de constater que, au cours de ces deux dernières années, la mobilité des salariés à vélo, avec ou sans assistance électrique, a connu un essor considérable, tant pour les trajets domicile-travail que pour les déplacements professionnels, notamment à l’intérieur des agglomérations.

Les entreprises ont donc un rôle à jouer pour appréhender et soutenir ce mode de déplacement «vertueux» des salariés.

La prise en considération de la mobilité à vélo des salariés lors de la négociation annuelle obligatoire et, à défaut d’accord, dans le plan de mobilité employeur

Dans le cadre de la négociation sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail, les entreprises dont 50 salariés au moins sont employés sur un même site sont tenues de négocier selon une certaine périodicité sur les mesures visant à améliorer la mobilité des salariés entre leur lieu de résidence habituelle et leur lieu de travail, notamment en réduisant le coût de la mobilité, en incitant à l’usage des modes de transport vertueux et en prenant en charge les frais de transport personnels (C. trav. art. L 2242-17, 8° ).

À défaut d’accord, les entreprises concernées doivent élaborer un plan de mobilité unilatéral sur leurs différents sites pour améliorer la mobilité de leur personnel incluant des dispositions concernant le soutien aux déplacements domicile-travail, notamment le cas échéant concernant la prise en charge des frais de transport personnels (C. transports art. L 1214-8-2, II bis).

Cette obligation qui a été créée par la Loi d’orientation des mobilités dite « LOM » du 24 décembre 2019, vise à optimiser et augmenter l’efficacité des déplacements liés à l’activité de l’entreprise, en particulier ceux de son personnel, dans une perspective de diminution des émissions de gaz à effet de serre et de polluants atmosphériques et de réduction de la congestion des infrastructures et des moyens de transports.

La définition de telles mesures, par la voie négociée ou, à défaut, unilatérale, constitue une opportunité pour les entreprises d’aborder avec les partenaires sociaux la question des trajets à vélo de leurs salariés afin de les promouvoir : sécurisation, incitations financières, vélos de fonctions, équipements obligatoires associés, stationnement des vélos, douches et vestiaires pour les salariés, etc.

Les incitations financières de la mobilité à vélo

Le forfait mobilités durables (FMD) pour les trajets « domicile-travail »

La loi « LOM » a créé un forfait mobilités durables pour encourager les entreprises à prendre en charge tout ou partie des frais engagés par leurs salariés se déplaçant entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail en utilisant des modes de transport « verts ».

Est notamment éligible à ce forfait le vélo, à assistance électrique ou non, personnel ou en location.

Ce dispositif est toutefois facultatif.

Le montant, les modalités ainsi que les critères d’attribution de la prise en charge de ces frais de trajets doivent être prévus par accord d’entreprise ou par accord interentreprises, et à défaut, par accord de branche. En l’absence d’accord, l’employeur peut prévoir la prise en charge de ces frais par décision unilatérale, après consultation du comité social et économique, s’il existe.

Cette prise en charge prend la forme d’une allocation forfaitaire dénommée «forfait mobilités durables», exonérée de cotisations et contributions sociales, dans la limite de 700 euros par an et par salarié en 2022 et 2023.

Le forfait mobilités durables peut être cumulé avec la prise en charge obligatoire par l’employeur du coût des titres d’abonnement aux transports publics de personnes.

Lorsqu’un salarié cumule le forfait mobilités durables et la prise en charge obligatoire des frais de transports publics, l’exonération s’applique dans la limite de 800 euros ou dans la limite du montant de la prise en charge obligatoire s’il est plus élevé.

A titre d’illustration (source www.urssaf.fr), un salarié bénéficie du forfait mobilités durables à hauteur de 150 euros et de la prise en charge obligatoire des frais d’abonnements aux transports en commun pour 220 euros : le forfait mobilités durables pourra être exonéré de cotisations en totalité (car 800 euros – 220 euros = 580 euros).

L’employeur doit pouvoir se faire remettre par le salarié, selon une périodicité au moins annuelle, une attestation sur l’honneur ou un justificatif de l’utilisation des modes de transport ouvrant droit à la prise en charge dans le cadre du FMD. Il peut également décider de mettre en place des systèmes de contrôle plus rigoureux (factures en cas d’achat, de services ou d’abonnement notamment).

En ce qui concerne plus particulièrement l’utilisation du vélo, le versement du FMD peut prendre l’une des formes suivantes (FAQ : le forfait mobilités durables (FMD) – www.ecologie.gouv.fr) :

• • un montant forfaitaire conditionné à une pratique du vélo ;

• • un montant forfaitaire par kilomètre parcouru (chaque salarié aura donc un forfait différent selon le nombre de kilomètres réalisés) ou par nombre de jours de pratique ;

• • une participation aux dépenses réelles, notamment : Achat de vélo ; Location de vélo ; Achat d’accessoires de sécurité (antivol, casques, sonnettes, …) ; Frais d’entretien et de réparation ; Abonnement à un stationnement sécurisé vélo (par exemple les vélostations Veligo en ÃŽle-de-France).

Un point de vigilance doit être souligné. En effet, le FMD remplace le dispositif d’indemnité kilométrique vélo (IKV) qui était prévu pour les trajets domicile-travail.

Toutefois, les employeurs qui versaient aux salariés cette IKV peuvent continuer à la verser, celle-ci étant alors assimilée au versement du forfait mobilités durables (Décret n° 2020-541 du 9 mai 2020, art. 2).

L’octroi d’indemnités kilométriques en cas de déplacements professionnels à vélo

L’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale précise que l’octroi d’indemnités kilométriques est possible «lorsque le travailleur salarié ou assimilé est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles».

Lorsqu’il est donc établi qu’un salarié utilise son vélo personnel pour effectuer des déplacements professionnels (hors trajet domicile/lieu de travail), une indemnité kilométrique vélo peut lui être allouée. Cette indemnité est exclue de l’assiette des cotisations sociales dans la limite de 25 centimes d’euro par kilomètre (Frais professionnels – Boss.gouv.fr – 490).

Outre la réalité du déplacement professionnel, l’entreprise devra être en mesure de justifier dans ce cas du mode de transport utilisé et du nombre de kilomètres parcourus.

La réduction d’impôt pour les entreprises mettant à disposition de leurs salariés une flotte de vélos pour leurs déplacement domicile-travail

Cette mesure permet aux entreprises de bénéficier d’une réduction d’impôt sur les sociétés égale aux frais générés par la mise à disposition gratuite de leurs salariés d’une flotte de vélos pour leurs déplacements entre leur domicile et leur lieu de travail (dans la limite de 25 % du coût de la flotte de vélos).

La flotte de vélo peut avoir été achetée ou louée par l’entreprise.

L’administration fiscale apporte des précisions sur les frais pouvant être inclus dans la réduction d’impôt (notamment la dotation aux amortissements ou la location des vélos, les frais d’installation ou de location de garage, de l’entretien de la flotte, …), les modalités de calcul du plafond (achat ou location) et les obligations déclaratives incombant aux entreprises qui souhaitent bénéficier de cette réduction (BOI-IS-RICI-20-30).

Par mesure de tolérance et de simplification, à ce jour, l’Urssaf considère que cette mise à disposition ne constitue pas un avantage en nature au profit des salariés.

Une démarche indispensable de prévention des risques à vélo

L’employeur est tenu vis-à-vis des salariés d’une obligation de sécurité et de protection de la santé, dont il doit assurer l’effectivité.

Il paraît donc indispensable pour les entreprises d’appréhender les risques liés à l’utilisation du vélo pour mettre en place une véritable démarche de prévention visant à éviter, et à limiter, les risques d’accident.

En particulier, en cas d’accident survenant alors que le salarié effectue à vélo un trajet domicile-travail ou un déplacement professionnel pour se rendre par exemple à un rendez-vous chez un client, le sinistre pourra selon le cas, être qualifié d’accident de trajet ou d’accident du travail.

Ghislain Dintzner, Avocat, CMS Francis Lefebvre Avocats