En principe, les frais de séminaire d’entreprise ne supportent pas de charges sociales. Toutefois, si certaines règles ne sont pas respectées, ces frais sont inclus dans l’assiette des cotisations et l’addition peut vite se révéler élevée pour l’entreprise.

Le séminaire d’entreprise constitue par principe un frais d’entreprise

Le séminaire d’entreprise permet un regain de motivation des salariés, la mise en place d’activités de team building et de formation, et constitue traditionnellement un frais d’entreprise puisque les dépenses sont engagées dans l’intérêt de l’entreprise.

Le salarié peut certes en tirer un avantage (découverte d’une activité, voyage, etc.) mais cela relève de l’exécution de son contrat de travail car, durant ce séminaire, il travaille, c’est-à-dire qu’il reste sous la subordination de son employeur et ne peut vaquer librement à ses occupations.

En conséquence, l’avantage éventuellement retiré par le salarié n’est pas inclus dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.

Le séminaire d’entreprise constitue par exception un avantage en nature

Toutefois, s’il s’agit d’un voyage purement d’agrément (absence de travail pendant le séminaire), le séminaire sera considéré comme un avantage en nature « voyage » dont profite le salarié et son coût sera soumis à charges sociales selon l’article L.242-1 du Code de la sécurité sociale et déterminé selon les conditions prévues par l’arrêté du 10 décembre 2002.

L’intégralité du coût du séminaire (transport, hébergement, restauration, activités, etc.) est alors soumise à charges sociales (environ 25% de charges salariales et 45% de charges patronales, CSG, CRDS), l’addition peut vite se révéler élevée pour l’entreprise.

Cette question de qualification du séminaire n’est souvent abordée que trop tard par les entreprises, en général lors d’un contrôle Urssaf. Il convient de voir, en amont, quelles règles doivent être respectées pour exclure le coût du séminaire de l’assiette des cotisations.

Les conditions pour exclure de l’assiette des cotisations le coût du séminaire

La circulaire de la direction de la sécurité sociale du 7 janvier 2003 prévoit que l’employeur peut mettre à la disposition du salarié des biens ou services « sans qu’il s’agisse pour autant d’un élément de rémunération, d’un avantage en nature ou d’une indemnisation de frais professionnels. […] Les sommes, biens ou services ainsi attribués correspondent à la prise en charge de frais relevant de l’activité de l’entreprise et non de frais liés à l’exercice normal de la profession du salarié ».

En outre, ces frais ne correspondent à des charges d’exploitation de l’entreprise et ne sont exclus de l’assiette des cotisations que s’ils remplissent simultanément trois critères :

• • caractère exceptionnel (un ou quelques séminaires par an n’ayant rien d’exceptionnel par exemple) ;

• • intérêt de l’entreprise (le team building, la formation professionnelle, l’amélioration de la communication des équipes entre elles, la présentation des résultats ou de la politique à venir de la société et la fédération des collaborateurs autour de ces thèmes etc.) ;

• • frais exposés en dehors de l’exercice normal de l’activité du travailleur (ces déplacements ou activités ne sont pas courants et ne rentrent pas dans les missions ou fonctions des salariés concernés).

En conséquence, la circulaire prévoit que constituent notamment des frais d’entreprise :

 » – les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l’employeur, à l’occasion de voyages d’affaires, voyages de stimulation, séminaires, etc. Ces voyages devront être caractérisés par l’organisation et la mise en Å“uvre d’un programme de travail et l’existence de sujétions pour le salarié […] – pour les frais de voyage, l’employeur doit produire le programme de travail ; »

Les conditions à respecter pour que le séminaire soit bien qualifié de frais d’entreprise étant posées, comment s’assurer que l’entreprise puisse les respecter ?

Les précautions à prendre lors de l’organisation du séminaire

Il convient de lire les précautions ci-dessous comme formant un faisceau d’indices plutôt que comme des conditions à respecter cumulativement. Ainsi, nous recommandons de prendre notamment les précautions suivantes :

• • participation obligatoire au séminaire, sauf, notamment, à devoir assurer un service minimum aux clients pendant la durée du séminaire et donc, soit désigner les salariés devant rester, soit laisser les salariés s’accorder eux-mêmes sur les personnes qui partent et celles qui restent

• • paiement du temps passé par les salariés au séminaire comme temps de travail effectif, éventuellement octroi de jours de repos, et ne pas imposer la prise de jours de congés pour assister au séminaire

• • ne pas inviter les conjoints et les enfants au séminaire

• • définir l’objectif du séminaire de manière strictement professionnelle (but managérial ou de team building, ou pour contribuer au bien-être des salariés dans l’entreprise ou formations), bien que cela n’empêche pas la possibilité de visites purement touristiques

• • s’assurer que le temps consacré aux activités professionnelles est supérieur à 50% du temps global du séminaire (temps de déplacements exclus) bien qu’il soit envisageable d’argumenter qu’un prorata soit effectué lors d’un éventuel redressement sur le rapport entre les activités professionnelles et les activités de loisir.

S’il n’est pas nécessaire que toutes ces conditions soient réunies pour que le caractère professionnel du séminaire soit retenu, le défaut de toutes ces conditions privera le séminaire de qualification professionnelle.

Si l’employeur doit veiller à ce que le séminaire remplisse les conditions susvisées il doit également être en mesure de produire la preuve de son caractère professionnel. Comment prouver que le séminaire organisé par l’entreprise a respecté ces règles ?

Les moyens de preuve du caractère professionnel du séminaire

Il est conseillé de détenir un document signé de tous les participants pour les réunions, de disposer du programme du séminaire qui met en évidence les programmes de travail (séances de travail, de formation – avec leur contenu comme le support de formation PowerPoint – activités dispensées sur place, etc.) et les temps de trajet (car, train, avion, bateau, etc., qui sont à déduire de la durée du séminaire).

Gardez pour cela la facture détaillée de l’agence de voyage et plus généralement la trace de toute activité survenue au cours du séminaire qui peut rendre compte de l’existence de sujétions pour les salariés (qui sont tenus de respecter un planning).

Nous recommandons de mettre en avant tous les éléments de nature à établir le caractère professionnel du séminaire lors du contrôle effectué par l’inspecteur du recouvrement afin d’empêcher un redressement et de ne pas attendre la réception de la lettre d’observations pour débattre de la nature du séminaire.

Puisqu’il vaut mieux prévenir que guérir, nous préconisons une action en amont : dès la planification du séminaire, organisez-le selon les règles décrites ci-dessus et ménagez-vous les preuves permettant de le qualifier de frais d’entreprise.

Article publié dans Les Echos EXECUTIVES le 05/03/2018