Chaque année, start-ups et salariés se retrouvent lors de rendez-vous incontournables pour évoquer la relation de travail – ou en réalité « l’aventure » start-up – qui les lie.

Forfait annuel en jours, formation professionnelle, performances de l’année écoulée, télétravail ou encore rupture du contrat de travail, nombreux sont les sujets pouvant – voire devant – être abordés avec le salarié.

Une mise au point s’impose.

Les entretiens immanquables

Avant de lancer la campagne des entretiens, le premier réflexe doit être de cibler les entretiens incontournables et prendre connaissance des dispositions les encadrant.

Plusieurs exigences peuvent en effet être requises par les textes comme un délai pour convier le salarié, un entretien en présentiel, une liste de thèmes à aborder impérativement ou encore, l’obligation d’établir un compte rendu écrit au terme de l’échange. Focus sur ces entretiens immanquables.

L’entretien professionnel

Tous les deux ans, l’employeur a l’obligation de convier le salarié à un entretien professionnel portant sur ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi, ainsi que sur les actions à mettre en œuvre pour maintenir son employabilité.

Cet entretien est obligatoire pour tous les salariés de l’entreprise (CDI, CDD, temps partiel, etc.). Il est également incontournable à l’occasion de certains événements et notamment lors du retour d’un congé maternité, parental, d’adoption, sabbatique ou encore après un arrêt de travail pour longue maladie.

Tous les six ans, l’entretien se double d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié donnant lieu à un document écrit remis au salarié.

Faute de tenir ces entretiens dans les conditions et délais requis, la start-up s’expose au risque de devoir abonder le compte personnel de formation de chaque salarié concerné à hauteur de 3 000 euros.

Etant précisé en dernier lieu, que l’entretien professionnel est à distinguer de l’entretien annuel d’évaluation dont peut bénéficier le salarié ; si ces deux entretiens peuvent avoir lieu le même jour, la start-up devra veiller à les différencier sur tous les documents remis au salarié (courrier d’invitation, comptes rendus, etc.).

L’entretien dédié au forfait jours

Lorsque le salarié est soumis à un forfait annuel en jours, l’employeur a l’obligation d’organiser chaque année un (voire plusieurs) entretien(s) dédiés au dispositif.

Cet entretien doit notamment porter sur la charge de travail du salarié, l’organisation du travail dans l’entreprise, l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ainsi que sur sa rémunération.

Les start-up sont appelées à être particulièrement vigilantes quant à la tenue effective de cet entretien.

En effet et faute de le tenir, tout salarié concerné peut tenter de considérer que son forfait jours est privé d’effet et réclamer à ce titre le paiement des heures supplémentaires accomplies au-delà de 35 heures (dans la limite de la prescription de trois ans applicable aux salaires). Cela suppose toutefois que le salarié initie effectivement un contentieux et qu’il soit en mesure de prouver l’existence de ces heures supplémentaires.

Afin d’éviter de tels rappels de salaires – pouvant parfois atteindre des montants significatifs – les start-up sont donc invitées à tenir tous les entretiens forfaits jours dans les conditions et délais requis.

L’entretien dédié au télétravail

Autre entretien obligatoire : l’entretien consacré au télétravail qui n’a jamais été autant mobilisé que depuis la crise liée au Covid-19. Cet entretien doit notamment porter sur les conditions d’activité du télétravailleur ainsi que sur sa charge de travail. En général, les conditions de mise en œuvre de cet entretien sont encadrées par la charte unilatérale ou l’accord collectif « télétravail » applicable dans l’entreprise.

Sauf dispositions contraires, il doit avoir lieu au moins une fois par an étant précisé que l’employeur peut parfaitement décider d’une périodicité plus importante, notamment en cas de recours au télétravail à 100 %.

A l’issue de l’entretien, il est préconisé de remettre au salarié un compte rendu écrit.

L’entretien préalable à un éventuel licenciement

En cas de licenciement, la start-up doit obligatoirement recevoir le salarié en entretien afin de lui exposer les raisons pour lesquelles son licenciement est envisagé. Peu importe le motif invoqué, le salarié doit être convoqué à son entretien au moins cinq jours ouvrables pleins avant la date de l’entretien ; étant rappelé que le jour de remise ou de présentation du courrier de convocation ainsi que le jour de l’entretien ne comptent pas.

Dans certains cas, la convention collective de branche applicable peut prévoir des délais différents voire parfois des étapes supplémentaires (comme par exemple un passage devant une commission disciplinaire) ; la start-up devra donc y prêter une attention toute particulière afin d’éviter une irrégularité de procédure.

Pendant l’entretien, le salarié pourra décider de se faire assister par un salarié de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou, au sein des start-up dépourvues d’un comité social et économique, par un conseiller du salarié extérieur à l’entreprise.

A défaut de respecter la procédure applicable, la start-up pourra s’exposer à une indemnité pour licenciement irrégulier dont le montant ne peut être supérieur à un mois de salaire (non cumulable avec l’indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse). A noter que pour le cas particulier des salariés protégés, toute irrégularité de procédure sera plus lourde de conséquences en ce qu’elle pourra conduire à un refus de licenciement par l’Inspection du travail.

Les entretiens facultatifs mais fortement recommandés

L’entretien d’embauche

Si la tenue d’un entretien d’embauche n’est pas imposée par la loi, il reste pourtant l’outil de recrutement privilégié des services de ressources humaines.

Il permet d’abord de donner au candidat des informations sur le projet start-up mais également sur le poste à pourvoir et ensuite de recueillir des informations sur le candidat : parcours professionnel, motivation, etc.

Pendant l’entretien, le recruteur devra veiller à respecter le principe de non-discrimination et à ne pas poser de questions susceptibles de porter atteinte à la vie privée du salarié.

En définitive, les informations demandées au candidat ne peuvent avoir comme finalité que d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles et doivent obligatoirement avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé.

En tout état de cause, l’entretien d’embauche est sans aucun doute un outil indispensable pour attirer et recruter les profils les plus adaptés au projet de la start-up.

L’entretien annuel d’évaluation

En pratique, l’entretien annuel d’évaluation est très répandu dans le monde des start-up en ce qu’il constitue un outil incontournable d’appréciation des compétences – et parfois des insuffisances – des salariés.

Il est ensuite un véritable levier de communication entre le salarié et l’employeur : l’entretien annuel d’évaluation permet en effet au salarié et à son manager de faire un point sur l’avancée du « projet » start-up et notamment d’évoquer les objectifs atteints, ceux qui sont en cours d’atteinte ou encore ceux qui seront fixés pour la période à venir.

Un tel entretien permet enfin de justifier (et documenter) la décision prise par la start-up de valoriser certains profils de salariés à l’exclusion de certains autres, en attribuant par exemple des bons de souscription de parts de créateurs d’entreprise (BSPCE) ou au contraire, de se séparer des salariés faisant preuve d’insuffisance professionnelle dans l’accomplissement de leurs fonctions.

Pour l’ensemble de ces raisons, les start-up ont intérêt à tenir au moins un entretien de performance par an.

Les grands rendez-vous des salariés sont donc nombreux. DRH de start-up : à vos agendas !

Par Thierry Romand, avocat associé et Titrite Baamouche, avocat, département social, CMS Francis Lefebvre